Jeudi, 16 h, la réunion de demain matin#
Le comité se tient demain à 9 h. Vous avez les chiffres, les notes de trois réunions et une idée assez claire de ce que vous voulez obtenir. Il vous manque une chose : la présentation. Vous ouvrez un assistant d'IA et tapez « fais-moi un PowerPoint sur nos résultats du trimestre ».
Le résultat arrive vite. Douze diapositives, des titres comme « Introduction » et « Analyse », cinq puces par page, des chiffres qui ne sont pas les vôtres. Tout est à refaire.
Le problème n'est pas l'IA. C'est l'ordre dans lequel on lui a demandé les choses.
Pourquoi « fais-moi un PowerPoint » ne marche pas#
Une présentation réussie repose sur trois couches, dans cet ordre :
- le message : ce que l'auditoire doit retenir, et ce que vous attendez de lui ;
- l'histoire : l'enchaînement des idées qui y mène ;
- les diapositives : la mise en forme de chaque idée.
Demander directement les diapositives, c'est laisser l'IA deviner les deux premières couches. Elle produit alors la présentation la plus probable sur le sujet, c'est-à-dire la plus générique.
La méthode IA PowerPoint en cinq étapes#
1. Faire formuler le message#
Commencez par décrire la situation à l'IA : l'auditoire, l'enjeu, la décision attendue, le temps de parole. Puis demandez-lui : « Propose-moi trois formulations du message principal, en une phrase chacune. »
Choisissez, corrigez, tranchez. Cette phrase va guider tout le reste.
2. Construire le plan#
Demandez ensuite un plan de six à dix diapositives, avec pour chacune un titre qui est une phrase complète et qui dit l'idée. Pas « Résultats », mais « Le chiffre d'affaires progresse, porté par les nouveaux contrats ».
Lisez seulement les titres, à la suite. S'ils racontent votre histoire sans le reste, le plan est bon. Sinon, réorganisez avant d'aller plus loin. Ce test prend deux minutes et vous en fait gagner trente.
3. Donner la matière#
C'est l'étape qu'on saute, et c'est elle qui fait la différence. Joignez vos documents : le tableau de chiffres, les comptes rendus, le rapport. Demandez à l'IA d'alimenter chaque diapositive uniquement à partir de ces documents, et de signaler ce qui manque.
Sans cette étape, l'IA comblera les trous avec des chiffres plausibles. C'est une hallucination, et sur une présentation de direction, elle coûte cher.
4. Écrire le contenu de chaque page#
Pour chaque diapositive, demandez :
- le titre-phrase ;
- trois éléments au maximum pour l'étayer ;
- une proposition de visuel : graphique, schéma, tableau, chiffre clé en grand ;
- les notes de l'orateur, ce que vous direz à l'oral.
Les notes de l'orateur sont une mine. Elles permettent d'alléger les pages, puisque l'explication se dit au lieu de s'écrire.
5. Passer à la mise en forme#
Selon votre outil, l'IA peut produire directement le fichier, vous donner un contenu à coller dans votre modèle maison, ou travailler à l'intérieur même du logiciel de présentation. Dans tous les cas, partez du modèle de votre entreprise : couleurs, polices et logo y sont déjà justes.
Les graphiques : à fabriquer à partir des vrais chiffres#
Un graphique ne se dessine pas « à peu près ». Faites calculer les données par un tableur ou par un vrai calcul, puis construisez le graphique à partir de ces valeurs. Notre article sur l'IA et Excel montre comment faire travailler l'IA sur vos tableaux sans qu'elle invente un total.
Et posez-vous une question simple pour chaque graphique : quelle phrase illustre-t-il ? S'il n'y en a pas, il n'a rien à faire là.
Les erreurs qui trahissent une présentation faite à l'IA#
- les titres génériques : « Contexte », « Enjeux », « Perspectives » ;
- les puces en cascade : cinq lignes de huit mots, sur chaque page ;
- les formules creuses : « dans un contexte en constante évolution », « des leviers stratégiques » ;
- les chiffres ronds venus de nulle part ;
- la conclusion qui répète tout au lieu de demander une décision.
Une relecture de cinq minutes en cherchant ces cinq défauts suffit à transformer un document générique en présentation qui vous ressemble. Pour formuler vos demandes plus précisément, voyez aussi nos sept habitudes du prompt IA.
Et chez vous ?#
Reprenez votre dernière présentation et lisez uniquement ses titres, à la suite. Racontent-ils une histoire ? Si ce n'est pas le cas, donnez-les à une IA avec votre message principal et demandez-lui de les réécrire en phrases. Vous verrez la différence avant même d'avoir touché au reste.